Strona Główna > Podróże służbowe > Podróże zagraniczne

Podróże zagraniczne

UWAGA!
Od 1 czerwca br. Sekcja Obrotu Zagranicznego w Kwesturze UW będzie prowadziła obsługę pracowników od poniedziałku do piątku, w godz. 10.00 – 14.00.

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.  2013 nr 0 poz. 167)

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach.

Zarządzenie nr 22 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 20 kwietnia 2012 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji o szczegółowych zasadach regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania

Zarządzenie nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”

Uchwała nr 62 Senatu Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie warunków i trybu kierowania za granicę pracowników w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.
Załącznik nr 1

Wniosek wyjazdowy

Formularz – wypełnia osoba udająca się w zagraniczną podróż służbową

Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:

  • Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
  • Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.

Następnie formularz przekazywany jest tylko do Kwestury.

Szczegółowe zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 21 grudnia 2001 (Dz.Ustaw nr 151, poz.1721).

Do PTH Supertour należy przekazywać TYLKO wypełniony i podpisany formularz „Zlecenie zakupu biletu”  lub, jeżeli dotyczy – „Zlecenie na zakup biletu na przelot „tanią linią lotniczą

Umowa w sprawie używania pojazdu prywatnego do podróży służbowych

Osoba wyjeżdżająca za granicę może uzyskać zgodę na odbycie podróży prywatnym samochodem. W takim przypadku Wyjeżdżający zobowiązany jest do zawarcia umowy z Uniwersytetem Warszawskim w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do zagranicznych podróży słuzbowych następuje na podstawie  ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzonej przez pracodawcę.

Komunikat w sprawie rozliczeń z zaliczek dewizowych

Wysokość diet oraz limitu hotelowego w podróży zagranicznej.

Rachunek kosztów podróży

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej dokonywane jest na druku Rachunek kosztów podróży. Do rachunku osoba wyjeżdżająca załącza oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie  o poniesionym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, której osoba wyjeżdżająca jest pracownikiem.

Umowa finansowania wyjazdów zagranicznych osób nie będących pracownikami, doktorantami i studentami UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami, doktorantami i studentami UW.

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.

Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.

Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet.

Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby nie będące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego

Ubezpieczenie

Przedsiębiorstwo Turystyczno-Handlowe Supertour

W wyniku rozstrzygnięcia zamówienia publicznego Nr DZP-371-107/2013 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów została zawarta umowa z Przedsiębiorstwem Turystyczno-Handlowym Supertour Sp. z o.o.

Okres trwania umowy: od 01.04.2014 do 01.04.2017.

Umowa ta stanowi, między innymi, że (§ 5):

„2.Kupującemu [UW] przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Sprzedawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet.

3. W przypadku stwierdzenia większej niż 3 % różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Sprzedawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Kupujący ma prawo kupić bilet w innym biurze lub u przewoźnika.

4. Kupujący ma prawo do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i/lub wizy.”

Zgodnie z umową  Supertour zobowiązany jest także oferować bilety lotnicze przewoźników nisko-kosztowych bez pobierania od Zamawiającego [UW] dodatkowej opłaty za pośrednictwo w ich zakupie i wystawieniu.

Uwaga!

  1. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu lub zamiaru kupna biletu w innym biurze lub bezpośrednio u przewoźnika, należy wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl lub rgessek@adm.wu.edu.pl) z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze /u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.
  2. Zgodnie z umową zawartą z Supertour, faktura może być wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem bankowym lub kartą służbową Uniwersytetu Warszawskiego (nowość).
  3. Nowa umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych (nowość).
  4. Podstawą wystawienia biletu jest złożenie w PTH Supertour (faksem lub osobiście) przez osobę wyjeżdżającą pisemnego zamówienia, którym jest formularz  Zlecenie zakupu biletu, podpisany przez osobę wyjeżdżającą, kierownika jednostki UW oraz osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe lub, jeżeli dotyczy, Zlecenie na zakup biletu na przelot „tanią linią lotniczą”.
  5. Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z biurem Supertour prosimy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą, do p. Romana Gesska, e-mail: rgessek@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 007.

Lista kontaktowa Supertour

Supertour Lufthansa City Center
Atrium, Al. Jana Pawła II  27
pon. – pt.: 09.30 – 17.30, sob.: 10.00 – 14.00

Ul. Grójecka 5
pon. – pt.: 09.30 – 17.30

Tel. alarmowy poza godzinami pracy biura: 0 668 694 260.

Rezerwacji biletu lotniczego w biurze Supertour można dokonać również online za pomocą formularza dostępnego na http://www.supertour.pl/p,Bilety-lotnicze. Korzystanie z rezerwacji online umożliwia szybkie zarezerwowanie biletu lotniczego w najniższej dostępnej w danej chwili cenie. Uwaga! W przypadku biletów promocyjnych, dostępnych tylko na stronach internetowych przewoźników, cena biletu zarezerwowanego za pośrednictwem biura Supertour może się różnić.

System rezerwacji online nie obejmuje biletów przewoźników nisko-kosztowych.

Wizowanie paszportów

Przedsiębiorstwo Turystyczno-Handlowe Supertour wygrało przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

Dział wiz:
Anna Rutkowska – tel.  22 55 66 321, anna.rutkowska@supertour.pl

Wizy do Rosji
Od dn.01.08.12 uzyskanie wizy rosyjskiej wymaga dodatkowej opłaty w wysokości 105,14 PLN wprowadzonej przez Ambasadę Rosji.

Dotyczy to każdej wizy, także do tej pory bezpłatnej wizy naukowej.

Powyższa opłata nie jest pobierana jedynie w przypadku samodzielnej organizacji wizy, bez pośrednictwa biura podróży.

Informacje konsularne

Misje dyplomatyczne i urzędy konsularne w Polsce

Misje dyplomatyczne w Polsce

Urzędy konsularne w Polsce

Polskie placówki dyplomatyczne i konsularne za granicą

Szukaj polskiej placówki dyplomatycznej za granicą

Wymogi wjazdowe do USA po 1 listopada 2010

Zgodnie z postanowieniami ustawy Stanów Zjednoczonych z 2002 roku dotyczącej wzmocnienia ochrony granic oraz reformy wizowej do rezerwacji lotniczej przed rozpoczęciem podróży należy podać następujące dane:

- imiona i nazwiska jak w paszporcie,

- data i miejsca urodzenia,

- obywatelstwo,

- numer paszportu oraz jego datę ważności,

- kraj wystawcę paszportu,

- pełen adres pierwszego noclegu na terenie USA,

- numer wizy, miejsce i data wystawienia.

Począwszy od podróży rozpoczynających się w/po dniu 1 listopada 2010 bez wprowadzenia danych APIS (Advanced Passenger Information System) na minimum 3 dni przed wylotem przewoźnik zgodnie z postanowieniami powyższej ustawy jak i rozporządzenim Bureau of Customs and Border Protection ma prawo odmówić wydania karty pokładowej i przyjęcia na pokład samolotu. Konsekwencją będzie konieczność zmiany daty podróży na koszt pasażera bez możliwości otrzymania zgody ze strony linii lotniczej na bezkosztową zmianę/zwrot biletu.

Istnieje możliwość samodzielnego wprowadzenia powyższych danych na stronie internetowej przewoźnika, na którego został wystawiony bilet lotniczy. Dopełnienie tych procedur leży po stronie pasażera.

Dane APIS zostaną przekazane do służb bezpieczeństwa Stanów Zjednoczonych na 30 minut przed zamknięciem i zabezpieczeniem drzwi samolotu.

(Informacja przekazana przez Bankowe Biuro Podróży TRAVELBANK Sp. z o.o. dnia 25 sierpnia 2010)

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1)

z dnia 19 grudnia 2002 r.

w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.